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資訊公開

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行政院人事行政總處公務人力發展學院
檔案申請應用注意事項

 

106年8月2日人發秘字第1060400615號函訂定
   一、行政院人事行政總處公務人力發展學院(以下簡稱本學院)申請閱覽、抄錄
     或複製檔案(以下簡稱檔案應用),除法令(檔案法及其主管機關訂定之相
     關法令)另有規定外,依本注意事項行之。
 二、本學院受理檔案申請應用,由業務單位負責審核辦理。
 三、申請應用本學院檔案,應備有本人照片之有效身分證明文件。未成年人申請
     應用本學院檔案,應由法定代理人代為辦理。
 四、申請檔案應用案者,應先查檢相關目錄或索引後,填妥或列印本學院檔案應
     用申請書(附表一),向本學院秘書室辦理。申請書應載明:姓名、出生年月
     日、電話、住(居)所、身分證明文件字號,及申請項目、檔案名稱或內容
     要旨、檔號、申請目的、申請日期等。
 五、本學院檔案之應用,以複製品為原則;如有使用原件之必要者,應於申請書
     載明其事由。
 六、受理單位檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知
     申請人七日內補正;逾期不補正或不能補正者,得依法駁回其申請。
 七、本學院對於申請案件,應自受理申請書之日起三十日內為准駁,並依下列各
     款規定以書面(如附表二)通知申請人:
   (一)提供應用申請者,應敘明檔案應用方式、時間及處所,檔案應用注意
     事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
   (二)暫無法提供使用者,應載明無法提供原因及法令依據。
 八、申請人應於指定日期親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案,應出示審核通知
     書及身分證明文件並完成登記程序後,始得由承辦人員陪同檔案應用處所。
   申請人未依前項規定辦理者,本學院得拒絕提供檔案應用。 
    承辦人員檢核申請人證件無誤後,應將其身分證明文件暫時代管,於閱畢繳
     費後歸還。
 九、申請人如需輔佐人陪同檔案應用,應事先提出申請。
   前項輔佐人以一人為限。 
    檔案應用時,不得僅由輔佐人單獨在場,申請人對其輔佐人之行為應負連帶
     責任。
 十、應用之本學院檔案應當日歸還。申請人及其輔佐人於閱畢後,應將檔案歸還
     受理單位並經點收無訛後,或確認登出系統後,始得領回身分證明文件;如
     有隔日繼續應用之必要者,仍應重新辦理申請。
十一、檔案經電子儲存者,其閱覽以影像或複製品為原則。
十二、依據「檔案法」、「行政程序法」、「政府資訊公開法」、「國家機密保護
     法」、「機密檔案管理辦法」、「營業私密法」等法規中相關規定,政府資
     訊之內容中有涉及國家機密或人民隱私部分,係屬例外不公開之規定,列舉
     如下:
   (一)檔案內容涉及國家機密。
   (二)檔案內容涉及個人犯罪資料。
   (三)檔案內容涉工商秘密。
   (四)檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查資料。
   (五)檔案內容人事及薪資資料。
   (六)檔案內容依法令或契約有保密之義務。
   (七)檔案提供應用有侵害公共利益或第三人正當權益之虞。
   (八)其他。
十三、申請人閱覽或抄錄本學院檔案,應保持資料之完整性,遵守本學院有關規
     定,並不得有下列行為;如有發生下款所列情形者,依檔案法第二十六條之
     規定,停止其應用檔案;涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
   (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
   (二)拆散已裝訂完成之檔案。
   (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
十四、閱覽、抄錄、複製本學院檔案費用,依檔案閱覽抄錄複製收費標準之規定收
     取;如另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費
     用新臺幣五十元。
 

 

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