行政院人事行政總處公務人力發展學院 檔案申請應用注意事項
- 發布日期：
- 發布單位： 秘書室
- 最後更新日期：108-12-09
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106年8月2日人發秘字第1060400615號函訂定
一、行政院人事行政總處公務人力發展學院（以下簡稱本學院）申請閱覽、抄錄或複製檔案（以下簡稱檔案應用），除法令（檔案法及其主管機關訂定之相關法令）另有規定外，依本注意事項行之。
二、本學院受理檔案申請應用，由業務單位負責審核辦理。
三、申請應用本學院檔案，應備有本人照片之有效身分證明文件。未成年人申請應用本學院檔案，應由法定代理人代為辦理。
四、申請檔案應用案者，應先查檢相關目錄或索引後，填妥或列印本學院檔案應用申請書(附表一)，向本學院秘書室辦理。申請書應載明：姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號，及申請項目、檔案名稱或內容要旨、檔號、申請目的、申請日期等。
五、本學院檔案之應用，以複製品為原則；如有使用原件之必要者，應於申請書載明其事由。
六、受理單位檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人七日內補正；逾期不補正或不能補正者，得依法駁回其申請。
七、本學院對於申請案件，應自受理申請書之日起三十日內為准駁，並依下列各款規定以書面(如附表二)通知申請人：
（一）提供應用申請者，應敘明檔案應用方式、時間及處所，檔案應用注意事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
（二）暫無法提供使用者，應載明無法提供原因及法令依據。
八、申請人應於指定日期親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，始得由承辦人員陪同檔案應用處所。
申請人未依前項規定辦理者，本學院得拒絕提供檔案應用。
承辦人員檢核申請人證件無誤後，應將其身分證明文件暫時代管，於閱畢繳費後歸還。
九、申請人如需輔佐人陪同檔案應用，應事先提出申請。 前項輔佐人以一人為限。 檔案應用時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。
十、應用之本學院檔案應當日歸還。申請人及其輔佐人於閱畢後，應將檔案歸還受理單位並經點收無訛後，或確認登出系統後，始得領回身分證明文件；如有隔日繼續應用之必要者，仍應重新辦理申請。
十一、檔案經電子儲存者，其閱覽以影像或複製品為原則。
十二、依據「檔案法」、「行政程序法」、「政府資訊公開法」、「國家機密保護法」、「機密檔案管理辦法」、「營業私密法」等法規中相關規定，政府資訊之內容中有涉及國家機密或人民隱私部分，係屬例外不公開之規定，列舉如下：
（一）檔案內容涉及國家機密。
（二）檔案內容涉及個人犯罪資料。
（三）檔案內容涉工商秘密。
（四）檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查資料。
（五）檔案內容人事及薪資資料。
（六）檔案內容依法令或契約有保密之義務。
（七）檔案提供應用有侵害公共利益或第三人正當權益之虞。
（八）其他。
十三、申請人閱覽或抄錄本學院檔案，應保持資料之完整性，遵守本學院有關規定，並不得有下列行為；如有發生下款所列情形者，依檔案法第二十六條之規定，停止其應用檔案；涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
十四、閱覽、抄錄、複製本學院檔案費用，依檔案閱覽抄錄複製收費標準之規定收取；如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣五十元。
二、本學院受理檔案申請應用，由業務單位負責審核辦理。
三、申請應用本學院檔案，應備有本人照片之有效身分證明文件。未成年人申請應用本學院檔案，應由法定代理人代為辦理。
四、申請檔案應用案者，應先查檢相關目錄或索引後，填妥或列印本學院檔案應用申請書(附表一)，向本學院秘書室辦理。申請書應載明：姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號，及申請項目、檔案名稱或內容要旨、檔號、申請目的、申請日期等。
五、本學院檔案之應用，以複製品為原則；如有使用原件之必要者，應於申請書載明其事由。
六、受理單位檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人七日內補正；逾期不補正或不能補正者，得依法駁回其申請。
七、本學院對於申請案件，應自受理申請書之日起三十日內為准駁，並依下列各款規定以書面(如附表二)通知申請人：
（一）提供應用申請者，應敘明檔案應用方式、時間及處所，檔案應用注意事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
（二）暫無法提供使用者，應載明無法提供原因及法令依據。
八、申請人應於指定日期親至指定處所閱覽、抄錄或複製檔案，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，始得由承辦人員陪同檔案應用處所。
申請人未依前項規定辦理者，本學院得拒絕提供檔案應用。
承辦人員檢核申請人證件無誤後，應將其身分證明文件暫時代管，於閱畢繳費後歸還。
九、申請人如需輔佐人陪同檔案應用，應事先提出申請。 前項輔佐人以一人為限。 檔案應用時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。
十、應用之本學院檔案應當日歸還。申請人及其輔佐人於閱畢後，應將檔案歸還受理單位並經點收無訛後，或確認登出系統後，始得領回身分證明文件；如有隔日繼續應用之必要者，仍應重新辦理申請。
十一、檔案經電子儲存者，其閱覽以影像或複製品為原則。
十二、依據「檔案法」、「行政程序法」、「政府資訊公開法」、「國家機密保護法」、「機密檔案管理辦法」、「營業私密法」等法規中相關規定，政府資訊之內容中有涉及國家機密或人民隱私部分，係屬例外不公開之規定，列舉如下：
（一）檔案內容涉及國家機密。
（二）檔案內容涉及個人犯罪資料。
（三）檔案內容涉工商秘密。
（四）檔案內容涉及學識技能檢定及資格審查資料。
（五）檔案內容人事及薪資資料。
（六）檔案內容依法令或契約有保密之義務。
（七）檔案提供應用有侵害公共利益或第三人正當權益之虞。
（八）其他。
十三、申請人閱覽或抄錄本學院檔案，應保持資料之完整性，遵守本學院有關規定，並不得有下列行為；如有發生下款所列情形者，依檔案法第二十六條之規定，停止其應用檔案；涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
十四、閱覽、抄錄、複製本學院檔案費用，依檔案閱覽抄錄複製收費標準之規定收取；如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣五十元。
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